وظـائف الإدارة الإدارية الخمــس

وظـائف الإدارة الخمــس

I- مقدمة:
العملية الإدارية مجموعة معقدة و متشبعة من المهام و الوظائف التي تسعى في الأخير إلى تجميع و تنسيق ثم توجيه و مراقبة مجهودات أفرادها و ذالك بهدف تحقيق فعالية و كفاءة بنسب مقبولة أي انه تصل إلى تحقيق الهدف المسطر و تحقيق نسب عالية من الأداء و بتالي تحقيق الفعالية وتقوم المؤسسة في سبيل ذالك بتطبيق منهج منطقي هو التخطيط أو التخطيط الإستراتيجي حاليا .

II- وظيفة التخطيط:
التخطيط عملية تحديد في الوقت الحاضر لطرق الاستفادة من الموارد المتاحة لدى المؤسسة بغرض تحقيق نسبة فعالية عالية خلال فترة محددة مستقبلا و يتم ذالك عن طريق مجموعة خطط موضوعة ومدروسة.

III- أهمية التخطيط:
1- وضع أهداف محددة تكون محور الاهتمام أثناء فترة الخطة مع تحديد الموارد اللازمة لتحقيق الأهداف.
2- التنسيق بين مختلف المستويات الإدارية في التنظيم.
3- توفير البيانات و المعلومات التي تساعد و تسهل عملية الاتصال بين الإدارات و الأقسام وبين الإفراد و الجماعات.

IIII- مستويات التخطيط:
1- التخطيط الإستراتيجي:
يتم التخطيط الإستراتيجي على مستوى الإدارة العليا و هذا على المدى الطويل بهدف تحقيق أهداف إستراتيجية.
2- التخطيط التكتيكي:
يختص هذا التخطيط بالإدارة الوسطى يشمل على الإجراءات والعمليات التي يقو بها المرؤوسين من مهام و برامج و احتياجات مالية و بشرية التي يجب أن تتماشى مع أهداف التخطيط الإستراتيجي .
3- التخطيط العملي(العمليات):
يركز هذا التخطيط على برامج العمل ويكون في المدى القصير و يتمثل تشغيل الإنتاج و مواعيد التسليم مثلا .

V- خطوات التخطيط:
1- تحديد الأهداف: توضع الخطط بغرض تحقيق الحالات التي تسعى المنظمة إلى بلوغها.
2- التنبؤ: يقصد به محاولة التعرف على ما سيحدث من تغيرات في البيئة المحيطة.
3- تحديد البدائل: هي وضع البدائل و الإختيارات المتوقعة و التي من خلالها نستطيع ترجمة الأهداف في برامج ومشاريع.
4- تقسيم البدائل و اختيار أفضلها: وهو اختيار بين مجموع البدائل و البيانات المطروحة و التي تحقق الهدف كاملا
5- اختيار البديل الأفضل: هو اختيار البديل الذي يحتوي على أحسن المعايير المعلومات المفصلة عن البرامج والمشاريع.

VI- عوامل نجاح الخطة:
1- دقة البيانات والإحصائيات: يعتمد التخطيط على مجموعة من الافتراضات تبنى على أساس مجموعة من البيانات والإحصائيات يشترط فيها الواقعية ودقة التنفيذ وعلى إن تكون صادقة ومعبرة عن الواقع الموجود
2- كفاءة الجهاز الإداري: الذي يشرف على تنفيذ الخطة من الضروري أن يعتني بالعنصر البشري للمنظمة الذي يقع عليه عبئ تنفيذ الخطة وإعداد هذا العنصر البشري إعدادا علميا وفنيا.
3- المشاركة في وضع إعداد الخطة: لا ينبغي إعداد الخطة ووضعها على عاتق الهيئة المسيرة دون سواها وإنما يجب أن تشارك كل الجهات فيها وفي مناقشتها فذلك يؤدي إلى الإحساس بالمسؤولية عند التنفيذ .
4- مركزية التخطيط ولامركزية التنفيذ: من أهم عوامل نجاح الخطة إن تتم على أساس مركزي بينما يكون تنفيذها لا مركزي.

VII- وظيـــــفة التنظيم:
هيكل التنظيم ( البناء العام للمؤسسة)
تعريف الهيكل التنظيمي: هو أساس عملية التنظيم في المؤسسة أو الوحدة أو التنظيمات الرسمية يتميز بمبدأ التدرج الذي يحدد العلاقات نحو الاتجاهات الأربعة: اليمين-اليسار-الأعلى- الأسفل و قد يظهر على أساس التسلسل القيادي و قد يكون على أساس الوظائف فانه لا يبتعد عن المظهر الهرمي و فيه تتوسع السلطة و المسؤولية حسب التدرج في المستويات و كل منصب في التنظيم دور يناسبه من حقوق و واجبات و امتيازات و الالتزامات التي تحدد سلوك من يقوم بهذا الدور بشكل رسمي و يرى weis هيكل تنظيم مؤسسة معينة يعني انتظاما ثابتا من العلاقات المتناسبة و يفترض عمل هذا النظام تقسيم النشاطات المحددة على أشخاص معينين و تحمل المسؤولية من كل عضو فيه و التنسيق بين هذه النشاطات بالتالي فان الهيكل الكلي هو في الحقيقة تركيب أمثل لمجموعة من الهياكل:
الهيكل البشري: الذي يحدد دور و مجال و علاقات أعضاء المؤسسة.
الهيكل المادي: يعني موضوعه وحدات المؤسسة و تموقع التجهيزات داخل هذه الوحدات.
الهيكل القانوني: الذي يحدد الشكل القانوني للمؤسسة، شركة أسهم، شركات قابضة أو فروع.
الهيكل المالي: الذي يحدد مصدر رؤوس الأموال للمؤسسة و توزيعها .

VIII- الخيارات الأساسية في عملية التنظيم:
في أرض الواقع يقابل مدير الأعمال خمس خيارات أساسية أثناء تصميم هندسة هيكل تنظيمي للمؤسسة و تتمثل فيما يلي:
1– كيف يتم التخصص في العمل؟
2– أين نضع السلطة؟
3– إلى أي درجة يمكن وضع هيكل لا مركزي؟
4– كيف يتم التنسيق؟
5– أي توازن يمكن فأجاده بين التنويع والتكامل؟

VIIII- الأقسام الخمسة للمنظمة:
يقترح هنري ميتزبرغ في أحد كتبه (هيكلة و ديناميكية المنظمات) – تجميع وظائف المؤسسة إلى خمس أقسام أساسية :
1 – القمة الإستراتيجية:
لها مهام المديرية و قيادة المؤسسة تسهر على تطبيق مهام و أهداف المؤسسة، تطوير الإستراتيجية و تصميم الهيكلة، تحديد طريقة التقييم للموارد البشرية و المالية لمختلف المهام و سير العلاقات مع المحيط، مراقبة المركز ألعملياتي عن طريق الخط السلمي .
2 – الخط السلمي:
يلعب دور الوسيط بين القمة الإستراتيجية و المركز ألعملياتي من العلي إلى الأسفل ينقل الأوامر و التوصيات و يسهر على تطبيقها في أرض الواقع مع استراتيجيات و سياسات المؤسسة .
من الأسفل إلى الأعلى تبعث بالتقارير عن سير العمل، الملاحظات، الاحتجاجات التي تتعدى مستوى تفويضهما.
3- المركز لعملياتي :
يتكون من أفراد المؤسسة الذين لهم علاقة مباشرة مع الإنتاج.
4- الهيكلة التقنية:
يعني مختلف الإطارات التقنيين و العاملين الذين لهم دور التخطيط الرقابة, صياغة المناهج وطرق الصياغة.
5- وظائف الدعم اللوجستيكي:
يوفر المواد و الخدمات و المعلومات اللازمة لأنشطتها.

X- العلاقات الرسمية و اللارسمية:
في كل منظمة علاقات و خطوط اتصال تكون نظام معلومات و هناك علاقات ظاهرة رسمية تظهر في الهيكل الرسمي و أخرى غير ظاهرة لا رسمية.
1– العلاقات الرسمية:
هي تلك العلاقات التي تظهر في الهيكل التنظيمي و تتمثل أساسا في العلاقات السلمية بين الرئيس و المرؤوس و تكون من الأعلى إلى الأسفل كتلقي الأوامر، توصيات، استفسارات ومن الأسفل إلى الأعلى على شكل تقارير و طلبات.
2- العلاقات اللارسمية:
أكدت مدرسة العلاقات الإنسانية على العلاقات الخفية المسماة العلاقات اللارسمية و أهميتها في المؤسسة، وهي ضرورية للسير الحسن للمنظمة و لراحة العاملين.

» إجتماع الإدارة مع الطلبة
» من الوثائق الإدارية لمدرسة المسجد الكبير العتيقة تراست
» تعريف العقود الإدارية
» الأطر الإدارية والتربوية
» البنية الإدارية والتربوية